(1) Die Übertragungsstellen führen unverzüglich für jeden Übertragungsstellentermin Aufzeichnungen, mit denen sich die Durchführung des jeweiligen Übertragungsstellenverfahrens im Einzelnen nachvollziehen lässt. Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Unterlagen sind bis zum Ende des sechsten auf ihre Entstehung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

(2) Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Aufzeichnungen umfassen insbesondere

1. den Inhalt sämtlicher Angebote und Nachfragegebote,

2. die zugelassenen und nicht zugelassenen Bieter,

3. die Gleichgewichtspreisermittlung einschließlich der Zwischenpreisermittlung,

4. die Ermittlung von Kürzungssätzen,

5. die übertragenen und nicht übertragenen Quoten, jeweils bezogen auf den einzelnen zugelassenen Bieter und als Summen,

6. die eingenommenen und ausgegebenen Entgelte, jeweils bezogen auf den einzelnen zugelassenen Bieter und als Summen, sowie

7. die Höhe der eingegangenen, einbehaltenen und freigegebenen Sicherheiten, jeweils bezogen auf den einzelnen Bieter und als Summen.

(3) Soweit die Berechnungsstelle West nach § 16 Absatz 3 und 4 tätig wird, führt sie im Hinblick auf die in Absatz 2 Nummer 3 und 4 genannten Angaben die Aufzeichnungen anstelle der Übertragungsstellen des Übertragungsbereichs West.

(4) Nachrichtlich erhalten die Generalzolldirektion die in Absatz 2 Nummer 5 genannten Aufzeichnungen und das Bundesministerium die in Absatz 2 Nummer 3 bis 5 genannten Aufzeichnungen. Die Aufzeichnungen der Übertragungsstelle Ost werden nachrichtlich den Ländern des Übertragungsbereichs Ost übermittelt.